Примерный образец положения о проверке контрагента.

Утверждено

Генеральным директором

ООО “Честный бизнес”

Ивановым А.А.

П О Л О Ж Е Н И Е

об обязательной проверке контрагентов ООО “Честный бизнес”

при оформлении договорных и хозяйственных отношений

• Введение:
  • Настоящее Положение проверки контрагентов ООО “Честный бизнес” (далее – Положение) является обязательным к исполнению сотрудниками юридического и финансового отдела при оформлении договорных отношений с контрагентами.
  • Настоящее Положение регламентирует порядок проверки контрагентов в целях снижения налоговых рисков при заключении и исполнении договоров.
  • Проверке на основании настоящего Положения подлежат поставщики продукции и товаров, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели, исполнители, а также иные контрагенты ООО “Честный бизнес”.

• Порядок осуществления проверки:
  • При проведении проверки сотрудник обязан собрать по контрагенту все доступные сведения и провести нижеперечисленные мероприятия.
  • Вся получаемая в ходе проверки информация приобщается сотрудником к досье контрагента как в электронном, так и в бумажном виде.
  • Вся информация, полученная посредством доступа в сеть “Интернет”, должна быть сохранена в виде скриншотов экрана, распечатана и заверена подписью сотрудника осуществляющего проверку контрагента.
  • Сотрудник обязан проверить соответствие сведений, представленных контрагентом, сведениям, содержащимся на сайте ФНС России.
  • Сотрудник должен получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о контрагенте через интернет-ресурсы, предоставляющие подобные сведения. Полученную выписку, а также электронное письмо необходимо распечатать для приобщения к формируемому досье.
  • Сотрудник обязан проверить на сайте ФНС России, не числится ли контрагент в следующих базах данных:
    • сообщения юридических лиц о ликвидации и реорганизации;
    • сведения о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ по решению налоговых органов;
    • адреса, по которым зарегистрировано несколько юридических лиц;
    • перечень юридических лиц, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица.
  • При изучении выписки сотруднику необходимо обратить внимание на то, указан ли в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП код по ОКВЭД, соответствующий тому виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора.
  • При проверке контрагента сотрудник должен установить, необходима ли контрагенту для выполнения обязательств по заключаемому с ним договору лицензия, какое-либо специальное разрешение или членство в СРО. В случае необходимости обязательного наличия лицензии у контрагента лицензии, сотрудник должен проверить её наличие посредством обращения на интернет-сайт лицензирующего органа или СРО. Результаты проверки приобщаются к формируемому досье.
  • Проанализировать наличие информации о контрагенте в сети Интернет: наличие у контрагента собственного интернет-сайта, размещает ли контрагент информацию о себе по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках, имеются ли отрицательные и положительные отзывы о контрагенте. Результаты поиска приобщаются к досье в бумажной форме.
  • Сотрудник обязан запросить у контрагента копию паспорта его руководителя, а если договор оформляется по доверенности иным лицом, то помимо копии его паспорта, запросить заверенную копию доверенности.
  • Сотрудник обязан проверить контрагента на предмет его участия в хозяйственных спорах. Проверка осуществляется путем обращения на интернет-сайт Высшего Арбитражного Суда РФ. Найденные по контрагенту документы приобщаются к досье в бумажной форме.
  • При проведении проверки сотрудник обязан запросить у контрагента в заверенной форме:
    • бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату;
    • копии деклараций по НДС и налогу на прибыль за последний отчетный период (с отметкой налоговой инспекции о принятии);
    • другие необходимые сведения.
  • По завершении проверочных мероприятий сотрудник обязан передать досье на контрагента начальнику юридического отдела.

• Сроки проведения проверки:
  • Проверка контрагента осуществляется от 3-х до 5-ти дней с момента поступления соответствующего распоряжения Генерального директора либо его заместителя.
  • Сформированное досье на контрагента передается для изучения начального юридического отдела.
  • Начальник юридического отдела по результатам изучения досье не позднее двух рабочих дней представляет в письменном виде свои выводы о добросовестности контрагента Генеральному директору ООО “Честный бизнес”.
  • Генеральный директор не позднее 2-х рабочих дней принимает решение о вступлении в хозяйственные отношения с проверяемым контрагентом, путем внесения резолюции в досье контрагента. Решение Генерального директора доводится до сведения сотрудников ООО “Честный бизнес”.
  • Без соблюдения условий пунктов Положения заключение договора, проведение расчетов, подписание каких-либо документов, передача или получение товарно-материальных ценностей и имущества контрагенту запрещены.

• Досье контрагента хранится в финансовом отделе ООО “Честный бизнес” не менее 4-х лет после истечения срока действия договора с контрагентом.